Som det har været tilfældet for næsten alle sektorer, har covid-19-pandemien, der brød ud i marts 2020, haft og har fortsat en mærkbar indvirkning på den måde, GD for Tolkning (SCIC) fungerer på.
Før pandemien var de fleste møder udelukkende fysiske med lejlighedsvis deltagelse via videokonference for et meget begrænset antal taleres vedkommende. SCIC tilbød også fjerntolkning via videokonferencesystemer til arbejdsmåltiderne ved Det Europæiske Råds topmøder.
Siden marts 2020 er fjerndeltagelse på grund af rejserestriktioner og sundhedsforanstaltninger for mange møders vedkommende blevet den eneste mulige løsning. SCIC har derfor været nødt til at reagere på denne krise ved at anvende de værktøjer, der er nødvendige for at transmittere tolkning til fjerndeltagerne. Disse foranstaltninger var afgørende for, at SCIC kunne opfylde sin mission om at muliggøre flersproget beslutningstagning i Kommissionen og i de øvrige EU-institutioner, som det servicerer, på et tidspunkt, hvor EU-borgerne havde mest brug for det. I 2019 gennemførte SCIC en analyse af flere forskellige kommercielt tilgængelige simultantolkningsplatforme (SIDP'er) for at vurdere deres fordele og ulemper og for at forsøge at definere mulige anvendelsesmuligheder for de nævnte platforme i en leveringsmodel, der på daværende tidspunkt var radikalt anderledes.
På grundlag af resultaterne af denne analyse valgte SCIC i april/maj 2020 Interactio som det SIDP, der passer bedst til dets behov, og integrerede det i den audiovisuelle infrastruktur i sine mødelokaler, der er udstyret med standardtolkekabiner, som opfylder ISO-standarden. Denne løsning gør det muligt for SCIC's tolke at arbejde fra de faciliteter, de kender, ved hjælp af de mest avancerede konferencesystemer, som EU-institutionerne er udstyret med.
Den 4. maj 2020 blev tolkningen med stor succes leveret via Interactio på konferencen "Coronavirus Global Reponse Pledging", et arrangement på højt plan med seks sprog under ledelse og tilrettelæggelse af formand Ursula von der Leyen, hvor der blev givet tilsagn om 15,9 mia. euro til universel adgang til test, behandlinger og vacciner mod coronavirus og til den globale genopretning. Siden da er Interactio støt blevet rullet ud i Kommissionen, hvor flere og flere mødelokaler bliver udstyret med SIDP-platformen. Så snart SCIC begyndte at anvende disse værktøjer i maj, vedtog det midlertidige krisearbejdsordninger for simultantolkning og konsekutiv tolkning ved hjælp af SIDP'er eller videokonferenceværktøjer, som blev anset for nødvendige for at afbøde virkningen af de tekniske begrænsninger og værktøjernes nye karakter.
I overensstemmelse med de midlertidige kriseordninger har SCIC øget antallet af tolke, der deler arbejdsbyrden, og antallet af pauser, begrænset arbejdstiden i kabinen og sørget for at etablere teams af afløsere, der kan træde til, når tolkene når tidsgrænsen. Disse midlertidige kriseordninger blev vedtaget efter aftale med SCIC's personalerepræsentanter og ajourført i december 2020 for at tage højde for de erfaringer, der var gjort indtil da.
Siden udrulningen af SIDP'er og andre videokonferenceværktøjer har SCIC identificeret bedste praksis, som det har delt med mødeformænd, mødedeltagere og mødeledere på mange forskellige måder. SCIC har udsendt retningslinjer på alle EU-sprog med råd om internetforbindelser, deltagernes IT-udstyr og mødeetikette og i vid udstrækning delt dem med alle brugere af dets tjenester. Det har udarbejdet et kort videoklip med tips til vellykket deltagelse på en videokonference med tolkning, der deles bredt via sociale medier.
Det har udsendt specifikke retningslinjer for tolke og ledere af tolketeams. For at beskytte tolkene har det også udsendt en ansvarsfraskrivelse om afbrydelse af tjenesten på grund af tekniske problemer. Derudover har det givet individuelle tolke og ledere af tolketeams tilladelse til at stoppe tolkningen, hvis tekniske og andre minimumsbetingelser ikke er opfyldt.
SCIC har iværksat en utrættelig oplysningsindsats om de særlige forhold, der gør sig gældende for SIDP'er, blandt forskellige interne og eksterne interessenter, herunder medlemslandenes faste repræsentationer ved EU, og tilbyder undervisning til mødeledere forud for møderne.
SCIC afholder også regelmæssige kurser for Kommissionens tjenestemænd om brugen af SIDP'er og videokonferenceværktøjer. SCIC har gennemført en omfattende undersøgelse blandt tolke om deres erfaringer med SIDP'er og videokonferenceværktøjer og har handlet på grundlag af resultaterne. Inden de begyndte at anvende dem, afprøvede SCIC de nye leveringsmodeller med hjælp fra tolke og tog hensyn til deres feedback. Desuden udfører eller deltager SCIC i forbindelses- og lydtest forud for møder med SIDP'er eller videokonferenceværktøjer med det formål at give skræddersyet forebyggende rådgivning til mødedeltagere, formænd og teknisk personale for at forbedre de tekniske og praktiske forhold for alle interessenter.
SCIC har oprettet en taskforce med deltagelse af SCIC's personalerepræsentanter og Den Internationale Sammenslutning af Konferencetolke (AIIC) med observatørstatus, som er i færd med at udarbejde et charter om brugen af SIDP'er. Idéen med alle disse initiativer er at skabe de bedst mulige lyd- og billedforhold for alle deltagere og tolke, der arbejder på mødet, og gøre de mere end 50.000 deltagere ved møder med Interactio, som Kommissionen afholdt mellem marts 2020 og december 2020, opmærksomme på, hvor vigtigt det er, at man har det rigtige udstyr til rådighed ved tolkning af videokonferencer.
Da SCIC's tolke i langt de fleste tilfælde arbejder fra EU-institutionernes lokaler og derfor skal være fysisk til stede på arbejdspladsen, blev der – for at beskytte tolkene – indført en række forholdsregler med fokus på fysisk afstand, hygiejne og begrænset eksponering i forbindelse med tolkeopgaver. Disse forholdsregler er en udmøntning af retningslinjerne for sundhedsbeskyttelse og forretningskontinuitet. SCIC har således været i stand til fortsat at levere essentiel tolkning med den størst mulige grad af flersprogethed under hele pandemien og tilpasse sin tilgang til ændrede behov, indtil sundhedssituationen gør det muligt at vende tilbage til mere normale arbejdsvilkår.