Come è avvenuto in quasi tutti i settori, la pandemia di COVID-19 iniziata a marzo 2020 ha avuto, e continua ad avere, un impatto notevole sulle modalità di funzionamento della DG Interpretazione (SCIC).
Prima della pandemia, la maggior parte delle riunioni era esclusivamente in presenza, con l'occasionale partecipazione in videoconferenza di un numero molto limitato di oratori. Lo SCIC offriva anche un servizio d'interpretazione a distanza tramite sistemi di videoconferenza per le colazioni/cene di lavoro dei vertici del Consiglio europeo.
Da marzo 2020, a causa delle restrizioni agli spostamenti e delle misure sanitarie, la partecipazione da remoto è diventata in molti casi l'unica soluzione possibile. Lo SCIC ha dovuto far fronte all'emergenza dotandosi degli strumenti necessari per offrire un servizio di interpretazione a distanza. L'adozione di misure essenziali di continuità operativa ha permesso allo SCIC di svolgere la sua missione, ovvero garantire il funzionamento del processo decisionale multilingue in seno alla Commissione europea e alle altre istituzioni dell'UE cui presta i suoi servizi, in un momento in cui i cittadini dell'UE ne avevano particolarmente bisogno. Nel 2019 lo SCIC ha analizzato le varie piattaforme di interpretazione simultanea (SIDP, dall'inglese Simultaneous Interpreting Delivery Platforms) disponibili sul mercato per valutarne i pro e i contro e cercare di definire i possibili casi d'uso di tali piattaforme in un modello di funzionamento che all'epoca era radicalmente diverso.
Nell'aprile/maggio 2020, sulla base dei risultati ottenuti, lo SCIC ha deciso che Interactio era la SIDP più adatta alle sue esigenze e l'ha integrata nell'infrastruttura audiovisiva delle sale riunioni, dotate di cabine di interpretazione standard conformi alla norma ISO. Questa soluzione consente agli interpreti dello SCIC di lavorare all'interno delle strutture con cui hanno familiarità, utilizzando i sistemi di conferenza all'avanguardia di cui dispongono le istituzioni dell'UE.
Il 4 maggio 2020 la piattaforma Interactio è stata usata per la prima volta con successo alla conferenza dei donatori per una risposta globale al coronavirus, un evento ad alto livello in sei lingue diretto e organizzato dalla presidente Ursula von der Leyen, che ha consentito di raccogliere oltre 15,9 miliardi di euro in impegni a favore dell'accesso universale a test, cure e vaccini anti COVID-19 e della ripresa globale. Da quel momento si è registrata una diffusione costante di Interactio all'interno della Commissione europea e un numero sempre maggiore di sale riunioni è stato dotato di SIDP. Quando nel maggio 2020 ha iniziato a usare questi strumenti, lo SCIC ha adottato modalità di lavoro temporanee di emergenza per l'interpretazione simultanea o consecutiva offerta tramite SIDP o strumenti di videoconferenza, ritenendole necessarie per attenuare l'effetto delle limitazioni tecniche e della novità degli strumenti.
Lo SCIC ha pertanto provveduto ad aumentare il numero degli interpreti tra cui suddividere il carico di lavoro e il numero delle pause, a limitare l'orario in cabina e a organizzare delle équipe per sostituire gli interpreti oltre il limite stabilito. Le modalità di lavoro provvisorie sono state adottate di concerto con i rappresentanti del personale dello SCIC e aggiornate nel dicembre 2020, per tenere conto dell'esperienza acquisita fino a quel momento.
Sin dall'introduzione delle SIDP e di altri strumenti di videoconferenza, lo SCIC ha individuato le migliori pratiche e le ha condivise in vari modi con i presidenti, i partecipanti e i responsabili delle riunioni. Ha inoltre pubblicato orientamenti in tutte le lingue dell'UE con consigli su connessioni Internet, attrezzature informatiche dei partecipanti e regole di cortesia da seguire in riunione e li ha ampiamente diffusi tra tutti gli utenti dei suoi servizi. Ha preparato anche un breve video con dei consigli per il buon esito di una videoconferenza con interpretazione, molto condiviso sui social media.
Inoltre lo SCIC ha pubblicato degli orientamenti specifici per gli interpreti e i responsabili delle équipe, ha formulato una clausola di esclusione di responsabilità in caso di interruzione del servizio dovuta a problemi tecnici per proteggere i suoi lavoratori e ha autorizzato i singoli interpreti e i capi delle équipe a interrompere l'interpretazione quando non sono soddisfatte le condizioni minime, tecniche o di altro tipo.
Lo SCIC ha continuato a informare le diverse parti interessate interne ed esterne, tra cui le rappresentanze permanenti degli Stati membri presso l'UE, in merito alle caratteristiche delle SIDP e a impartire una formazione specifica a coloro che gestiscono le riunioni.
Lo SCIC organizza anche periodiche sessioni di formazione per i funzionari della Commissione dedicate all'uso delle SIDP e degli strumenti di videoconferenza. Ha condotto un'indagine approfondita presso gli interpreti in merito alla loro esperienza con le SIDP e gli strumenti di videoconferenza, e poi è intervenuto sulla base dei risultati ottenuti. Prima di iniziare a utilizzare i nuovi dispositivi, lo SCIC li ha testati con l'aiuto di interpreti, tenendo conto dei loro commenti. Inoltre, effettua o partecipa a prove di connessione e di qualità sonora prima delle riunioni in cui si usano SIDP o strumenti di videoconferenza, per fornire consulenza personalizzata ai partecipanti, ai presidenti e al personale tecnico allo scopo di migliorare le condizioni tecniche e pratiche di tutte le parti coinvolte.
Lo SCIC ha istituito un gruppo di lavoro cui partecipano suoi rappresentanti del personale ed esponenti dell'Associazione internazionale degli interpreti di conferenza (AIIC) con lo status di osservatori, che sta preparando un documento di riferimento sull'uso delle SIDP. La logica alla base di queste iniziative è quella di garantire a tutti i partecipanti e agli interpreti le migliori condizioni audio e video possibili e di ricordare alle oltre 50 000 persone che hanno preso parte alle riunioni con Interactio organizzate dalla Commissione europea tra marzo e dicembre 2020 l'importanza cruciale di un'attrezzatura adeguata per le videoconferenze con interpretazione. [[{"fid":"8726","view_mode":"default","fields":{"format":"default","alignment":"","field_file_image_alt_text[en][0][value]":"Intepreter with a mask","field_file_image_title_text[en][0][value]":"Interpeting in Covid times","field_caption[en][0][value]":""},"type":"media","field_deltas":{"11":{"format":"default","alignment":"","field_file_image_alt_text[en][0][value]":"Intepreter with a mask","field_file_image_title_text[en][0][value]":"Interpeting in Covid times","field_caption[en][0][value]":""}},"attributes":{"alt":"Intepreter with a mask","title":"Il lavoro dell'interprete in tempi di Covid","style":"height: 441px; width:
Visto che nella stragrande maggioranza dei casi gli interpreti dello SCIC lavorano dai locali delle istituzioni dell'UE e devono quindi essere fisicamente presenti sul luogo di lavoro, è stata adottata una serie di misure incentrate sul distanziamento fisico, l'igiene e l'esposizione limitata, in particolare per quanto riguarda i compiti di interpretazione, al fine di garantire la sicurezza dei lavoratori. Tali misure riprendono gli orientamenti in materia di protezione della salute e di continuità operativa. In questo modo lo SCIC è stato in grado di continuare a offrire un servizio d'interpretazione essenziale nel maggior numero possibile di lingue durante tutta la pandemia, adeguando il suo approccio all'evoluzione delle esigenze, in attesa che la situazione sanitaria consenta di tornare a condizioni di lavoro più normali.