Covidpandemin har haft och fortsätter att ha en stor inverkan på hur vi på GD Tolkning arbetar.
Före pandemin hölls de flesta möten uteslutande på plats, ibland med enstaka talare via videokonferens. GD Tolkning erbjöd också distanstolkning på videolänk vid arbetsmåltiderna under Europeiska rådets toppmöten.
Under två år gick det bara att delta på distans på många möten på grund av reserestriktioner och smittskyddsåtgärder. GD Tolkning var därför tvungen att använda särskilda verktyg för att överföra tolkningen till dem som deltog på distans. Det var nödvändigt för att GD Tolkning skulle kunna fullgöra sitt uppdrag att möjliggöra flerspråkigt beslutsfattande i kommissionen och övriga EU-institutioner vid en tidpunkt då EU-invånarna behövde det som mest. År 2019 gjorde GD Tolkning en analys av de kommersiellt tillgängliga plattformarna för simultantolkning för att utvärdera deras för- och nackdelar och hur de kunde användas i en leveransmodell som på den tiden såg helt annorlunda ut.
På grundval av analysresultaten valde GD Tolkning i april–maj 2020 Interactio som det permanent lagrade system-ID (SIDP) som bäst tillgodosåg dess behov. Vi integrerade Interactio i den audiovisuella infrastrukturen i våra möteslokaler, som är utrustade med standardtolkbås som uppfyller ISO-kraven. Med den här lösningen kan tolkarna arbeta från de lokaler de är vana vid med hjälp av EU-institutionernas avancerade konferenssystem.
Den 4 maj 2020 användes tolkning via Interactio för första gången på konferensen för insamling till coronaforskning, ett stort evenemang på sex språk som anordnades och leddes av kommissionens ordförande Ursula von der Leyen. Konferensdeltagarna utlovade över 15,9 miljarder euro till allmän tillgång till tester, behandlingar och vacciner mot coronaviruset och global återhämtning. Det första försöket med Interactio blev en framgång och sedan dess har det använts flitigt i kommissionen där allt fler möteslokaler har utrustats med systemet. När GD Tolkning började använda de här verktygen i maj 2020 enades man om en tillfällig krisarbetsordning för simultan- eller konsekutivtolkning med hjälp av SIDP eller videokonferensverktyg. Ordningen ansågs nödvändig för att mildra effekterna av de tekniska begränsningarna och av att verktygen var nya.
I enlighet med krisarbetsordningen utökade GD Tolkning både antalet tolkar som delar på arbetsbördan och antalet raster. Man begränsade också arbetstiden i tolkbåsen och såg till att det fanns avlösare som kunde rycka in när tolkarna nådde tidsgränsen. Den tillfälliga arbetsordningen antogs i samråd med GD Tolknings personalföreträdare och uppdaterades i december 2020 för att ta hänsyn till erfarenheterna fram till dess.
Sedan vi började använda olika videokonferensverktyg har vi kartlagt bästa praxis som har delats med mötesordförande, mötesdeltagare och mötesansvariga på många olika sätt. Vi har tagit fram riktlinjer på alla EU-språk med råd om internetanslutningar och deltagarnas it-utrustning och mötesetikett och delat dem med alla användare av våra tjänster. Vi har också tagit fram ett kort videoklipp med tips på hur man bäst deltar i en videokonferens med tolkning. Videoklippet har fått stor spridning på sociala medier.