Maaliskuussa 2022 puhjennut koronaviruspandemia on koskettanut lähes kaikkia toimialoja, eikä komission tulkkauksen pääosastokaan (SCIC) ole säästynyt sen vaikutuksilta.
Ennen pandemiaa useimmat kokoukset olivat lähikokouksia, joihin osallistuminen videoyhteydellä oli harvinaista. SCIC tarjosi silloin myös etätulkkausta Eurooppa-neuvoston huippukokousten työaterioilla.
Maaliskuun 2020 jälkeen voimaan tulleet matkustusrajoitukset ja terveydenhuollon toimenpiteet ovat tehneet etäkokoukset usein ainoaksi mahdolliseksi ratkaisuksi kokousten järjestämiseen. SCIC on tämän vuoksi joutunut ottamaan käyttöön uusia menetelmiä, jotka mahdollistavat etäkokousten tulkkaamisen. Tämä oli välttämätöntä SCICin toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi, jotta Euroopan komissiossa ja muissa EU:n toimielimissä voitiin jatkaa monikielistä päätöksentekoa hetkellä, jolloin EU:n kansalaiset tarvitsivat sitä eniten. Jo vuonna 2019 SCIC analysoi useita markkinoilla olevia simultaanitulkkauksen verkkoalustoja (SIDP). Analyysissä selvitettiin niiden etuja ja haittoja sekä käytettävyyttä tulkkausmallissa, joka tuohon aikaan oli täysin erilainen.
Huhti-toukokuussa 2020 SCIC nimesi analyysinsä pohjalta Interactio-alustan sopivimmaksi omiin tarpeisiinsa ja integroi sen osaksi kokoushuoneidensa audiovisuaalista infrastruktuuria, joka sisältää ISO-standardien mukaiset tulkkauskopit. Ratkaisun ansiosta SCICin tulkit voivat työskennellä tutussa ympäristössä käyttäen EU:n toimielinten kehittyneitä kokousjärjestelmiä.
Interactio-alustaa käytettiin ensimmäisen kerran 4.5.2020 puheenjohtaja Ursula von der Leyenin järjestämässä ja johtamassa kuusikielisessä korkean tason koronaviruskonferenssissa, jossa sitouduttiin osoittamaan 15,9 miljardia euroa koronaviruksen testaamisen, hoidon ja rokotteiden yleiseen saatavuuteen ja maailmanlaajuiseen talouden elvyttämiseen. Sittemmin Euroopan komissiossa on jatkuvasti lisätty Interaction käyttöä ja SIDP-varusteltuja kokoushuoneita. SCIC otti toukokuussa 2020 näiden välineiden myötä käyttöön myös tilapäiset kriisityöjärjestelyt simultaani- ja konsekutiivitulkkaukselle SIDP- ja videokokousjärjestelmissä. Niillä pyrittiin lieventämään teknisten rajoitusten vaikutuksia ja sujuvoittamaan uusien järjestelmien käyttöönottoa.
Sisäisen kriisityöjärjestelyjen mukaisesti SCIC lisäsi tulkkien ja taukojen määrää, rajoitti työskentelyaikaa kopissa ja järjesti täydentäviä resursseja rajoitusten kompensoimiseksi. Nämä väliaikaiset kriisijärjestelyt hyväksyttiin yhteisymmärryksessä SCICin henkilöstön edustajien kanssa, ja ne päivitettiin joulukuussa 2020 siihen mennessä saatujen kokemusten perusteella.
SIDP-alustan ja muiden videokokousjärjestelmien käyttöönoton jälkeen SCIC on yksilöinyt parhaita käytäntöjä, joita se on toimittanut myös kokousten puheenjohtajille, osallistujille ja hallinnoijille. Se on antanut kaikilla EU:n kielillä ohjeistusta internet-yhteyksistä, osallistujien IT-laitteista ja kokousetiketistä ja jakanut sitä laajasti kaikille palvelujensa käyttäjille. Se on tehnyt myös lyhyen videon, jossa on vinkkejä tulkattavaan videokokoukseen osallistuville.
SCIC on antanut erityistä ohjeistusta tulkeille ja tulkkaustiimien päälliköille. Se on laatinut tulkkien suojaksi myös vastuuvapauslausekkeen tilanteisiin, joissa tekninen ongelma aiheuttaa palvelun keskeytymisen. Lisäksi se on valtuuttanut yksittäiset tulkit ja tulkkaustiimien päälliköt lopettamaan tulkkauksen, jos tekniset ja muut vähimmäisedellytykset eivät täyty.
SCIC on jakanut aktiivisesti tietoa SIDP-järjestelmien ominaisuuksista sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille, kuten EU-maiden pysyville edustustoille EU:ssa, ja se järjestää kokousten alla niiden vetäjille koulutusta.
SCIC järjestää myös säännöllisesti koulutusta komission virkamiehille SIDP- ja videokokousjärjestelmien käytöstä. Se on järjestänyt laajan kyselyn tulkeille heidän kokemuksistaan SIDP- ja videokokousjärjestelmien käytöstä ja tulosten perusteella kehittänyt menetelmiään. SCIC testasi uusia toimintamalleja ennen niiden käyttöönottoa tulkkien avulla ja otti heidän palautteensa huomioon. Se osallistuu myös SIDP- ja videokokouksia edeltäviin yhteys- ja äänitesteihin tai järjestää ne itse. Samalla se voi antaa kokouksen osallistujille, puheenjohtajille ja tekniselle henkilöstölle täsmällisiä toimintaohjeita, jotta kaikkien sidosryhmien tekniset ja käytännön olosuhteet voidaan optimoida.
SCIC on perustanut työryhmän, jossa on mukana SCICin henkilöstön edustajia ja jossa Kansainvälinen konferenssitulkkien liitto (AIIC) on tarkkailijan asemassa. Työryhmä laatii parhaillaan peruskirjaa SIDP-järjestelmien käytöstä. Kaikkien näiden aloitteiden tarkoituksena on ollut luoda paras mahdollinen äänen ja kuvan laatu kokouksen kaikille osallistujille ja tulkeille. Tulkattavaan etäkokoukseen valmistautumisen tärkeys tulikin hyvin selväksi niille yli 50 000 osallistujalle, jotka osallistuivat Euroopan komission järjestämiin Interactio-kokouksiin maaliskuun 2020 ja joulukuun 2020 välisenä aikana.
Lähes kaikki SCICin tulkkien työ tapahtuu EU:n toimielinten tiloissa, ja työskentelyn koronaturvallisuus haluttiin varmistaa antamalla määräykset turvaväleistä, hygieniasta ja altistumisen minimoimisesta. Niissä yhdistyvät terveyden suojelu ja toiminnan jatkuvuuden varmistaminen. SCIC on näin kyennyt jatkamaan huipputärkeää tehtäväänsä koko pandemian ajan, ja se pystyy mukauttamaan toimintaansa muuttuvien tarpeiden mukaan niin pitkään, kunnes paluu normaalimpiin työoloihin on mahdollinen.