Como ha ocurrido con casi todos los sectores, la pandemia de COVID-19 que estalló en marzo de 2020 ha tenido y sigue teniendo un impacto notable en el funcionamiento de la DG Interpretación (SCIC).
Antes de la pandemia, la mayoría de las reuniones eran exclusivamente presenciales, con participación ocasional por videoconferencia de un número muy limitado de oradores. El SCIC también ha ofrecido interpretación a distancia mediante sistemas de videoconferencia para las comidas de trabajo de las cumbres del Consejo Europeo.
Desde marzo de 2020, debido a las restricciones de viaje y a las medidas sanitarias, la participación a distancia se ha convertido en la única solución posible para muchas reuniones. Por lo tanto, el SCIC ha tenido que tomar medidas para responder a esta crisis adoptando las herramientas necesarias para transmitir la interpretación a los participantes a distancia. Se trataba de medidas esenciales de continuidad de las actividades para que el SCIC cumpliera su misión de permitir la toma de decisiones multilingüe en la Comisión Europea y en las demás instituciones de la UE a las que presta servicios, en un momento en que los ciudadanos de la Unión más lo necesitaban. En 2019, el SCIC llevó a cabo un análisis de las diversas plataformas para interpretación simultánea (SIDP, por sus siglas en inglés) disponibles comercialmente, con el fin de valorar sus ventajas e inconvenientes y de intentar definir posibles casos de uso de dichas plataformas dentro de un modelo de ejecución que, en aquel momento, era radicalmente diferente.
En abril/mayo de 2020, sobre la base de los resultados de dicho análisis, el SCIC eligió Interactio como la plataforma para interpretación simultánea más adaptada a sus necesidades y la integró en la infraestructura audiovisual de sus salas de reuniones, equipadas con cabinas de interpretación estándar y conformes a la norma ISO. Esta solución permite a los intérpretes del SCIC trabajar desde las instalaciones a las que están habituados, utilizando los sistemas de conferencias de última generación de los que disponen las instituciones de la UE.
El 4 de mayo de 2020 comenzó con éxito la interpretación ofrecida a través de Interactio en la Conferencia de Donantes para una Respuesta Global al Coronavirus, un acto de alto nivel en seis lenguas presidido y organizado por la presidenta Ursula von der Leyen, en el que se comprometieron más de 15 900 millones de euros para el acceso universal a las pruebas, los tratamientos y las vacunas contra el coronavirus, y para la recuperación mundial. Desde entonces, se ha producido un despliegue constante de Interactio en la Comisión Europea y ha aumentado cada vez más el número de salas de reunión equipadas con esta plataforma. En cuanto el SCIC comenzó a utilizar estas herramientas en mayo, adoptó modalidades temporales de trabajo para situaciones de crisis para la interpretación simultánea o consecutiva a través de plataformas o herramientas de videoconferencia que se consideraron necesarias para mitigar el impacto de las limitaciones técnicas y la novedad de las herramientas.
De acuerdo con las modalidades provisionales para situaciones de crisis, el SCIC aumentó el número de intérpretes que comparten la carga de trabajo y el número de pausas, limitó el tiempo de trabajo en cabina y ofreció equipos de refuerzo para sustituir a los intérpretes que alcanzaran ese límite de tiempo. Estas modalidades provisionales para situaciones de crisis se adoptaron con el acuerdo de los representantes del personal del SCIC y se actualizaron en diciembre de 2020, a fin de tener en cuenta la experiencia adquirida hasta entonces.
Desde el despliegue de las plataformas para interpretación simultánea y otras herramientas de videoconferencia comerciales, el SCIC ha identificado buenas prácticas, que ha compartido con los presidentes de las reuniones, los participantes y los organizadores de reuniones de muchas maneras diferentes. El SCIC ha publicado en todas las lenguas de la UE directrices en las que se incluye asesoramiento sobre las conexiones a internet, el equipo informático de los participantes y la etiqueta de las reuniones, y las ha compartido ampliamente con todos los usuarios de sus servicios. También ha preparado un breve vídeo con consejos para participar con éxito en una videoconferencia con interpretación, que se ha difundido ampliamente a través de las redes sociales.
El SCIC ha publicado directrices específicas para los intérpretes y los jefes de equipo de interpretación. Para proteger a los intérpretes, también ha publicado una cláusula de exención de responsabilidad en relación con la interrupción del servicio debido a problemas técnicos. Además, ha autorizado a intérpretes individuales y a jefes de equipo de interpretación a dejar de interpretar cuando no se cumplan las condiciones mínimas técnicas y de otro tipo.
El SCIC ha realizado un incesante esfuerzo de sensibilización sobre las particularidades de las plataformas para interpretación simultánea entre las distintas partes interesadas internas y externas, como las Representaciones Permanentes de los Estados miembros ante la UE, y ofrece formación a los organizadores de las reuniones antes de que estas se celebren.
El SCIC también organiza sesiones periódicas de formación para funcionarios de la Comisión sobre el uso de las plataformas para interpretación simultánea y de las herramientas de videoconferencia. El SCIC ha llevado a cabo una amplia encuesta a los intérpretes sobre su experiencia con estas plataformas y herramientas, y ha actuado sobre la base de los resultados. Antes de empezar a utilizarlos, el SCIC probó los nuevos modelos de ejecución con la ayuda de intérpretes y tuvo en cuenta sus observaciones. Además, el SCIC realiza o participa en pruebas de conexión y de audio antes de las reuniones con plataformas para interpretación simultánea o herramientas de videoconferencia con el objetivo de ofrecer asesoramiento preventivo personalizado a los participantes en las reuniones, a los presidentes y al personal técnico para mejorar las condiciones técnicas y prácticas de todas las partes interesadas.
El SCIC ha creado un grupo de trabajo con la participación de representantes del personal del SCIC y de la Asociación Internacional de Intérpretes de Conferencias (AIIC) con estatuto de observador, que está preparando una Carta sobre el uso de las plataformas para interpretación simultánea. El fundamento de todas estas iniciativas es proporcionar las mejores condiciones de audio y vídeo posibles para todos los participantes e intérpretes que trabajan en la reunión, destacando a los más de 50 000 participantes en las reuniones con Interactio organizadas por la Comisión Europea entre marzo y diciembre de 2020 la importancia crucial de equiparse adecuadamente para las videoconferencias con interpretación.
Dado que, en la gran mayoría de los casos, los intérpretes del SCIC trabajan desde las instalaciones de las instituciones de la UE y, por lo tanto, deben estar físicamente presentes en el lugar de trabajo, se adoptó un conjunto de medidas concretas para los trabajos de interpretación centradas en la distancia física, la higiene y la exposición limitada, a fin de garantizar la seguridad de los intérpretes. Estas medidas traducen las directrices de protección de la salud en las empresas y las medidas para la continuidad de las actividades. Así pues, el SCIC ha podido seguir proporcionando servicios esenciales de interpretación ofreciendo el mayor grado posible de multilingüismo a lo largo de la pandemia, ajustando su enfoque a las necesidades cambiantes, hasta que la situación sanitaria permita volver a unas condiciones de trabajo más normales.