Pandemia COVID-19, która wybuchła w marcu 2020 r., miała i nadal ma ogromny wpływ na niemal wszystkie sektory działalności. Wpłynęła także wyraźnie na funkcjonowanie Dyrekcji Generalnej ds. Tłumaczeń Ustnych.
Przed pandemią większość spotkań odbywała się stacjonarnie, od czasu do czasu tylko nielicznym prelegentom umożliwiano uczestnictwo za pośrednictwem wideokonferencji. DG ds. Tłumaczeń Ustnych oferowała również zdalne tłumaczenia ustne za pośrednictwem systemów do wideokonferencji na potrzeby obiadów i kolacji roboczych w ramach szczytów Rady Europejskiej.
Od marca 2020 r. ze względu na ograniczenia związane z podróżą i wprowadzone środki sanitarne jedyną możliwą formą udziału w wielu spotkaniach było uczestnictwo zdalne. W związku z tym DG ds. Tłumaczeń Ustnych musiała podjąć odpowiednie działania w odpowiedzi na kryzys, takie jak wprowadzenie narzędzi niezbędnych do transmitowania tłumaczeń ustnych dla uczestników posiedzeń zdalnych. Wprowadzone środki były niezbędne do zapewnienia ciągłości działania i pozwoliły DG ds. Tłumaczeń Ustnych wypełniać jej misję polegającą na zapewnianiu wielojęzycznego procesu podejmowania decyzji w Komisji Europejskiej i pozostałych obsługiwanych przez dyrekcję instytucjach UE, w czasie gdy obywatele UE najbardziej tego potrzebowali. W 2019 r. DG ds. Tłumaczeń Ustnych przeprowadziła analizę kilku dostępnych na rynku platform do tłumaczeń symultanicznych, aby ocenić ich wady i zalety oraz spróbować zdefiniować możliwe przypadki korzystania z tych platform w modelu realizacji, który wówczas diametralnie różnił się od tego, z czym mamy do czynienia obecnie.
Na podstawie wyników tej analizy na przełomie kwietnia i maja 2020 r. wybrano Interactio jako platformę najlepiej odpowiadającą potrzebom dyrekcji i zintegrowano ją z infrastrukturą audiowizualną sal konferencyjnych wyposażonych w standardowe kabiny tłumaczeniowe zgodne z normami ISO. Takie rozwiązanie umożliwia tłumaczom ustnym dyrekcji pracę z pomieszczeń, które dobrze znają, dzięki wykorzystaniu najnowocześniejszych systemów konferencyjnych, jakimi dysponują instytucje Unii.
Pierwsze tłumaczenie ustne z powodzeniem zrealizowane za pośrednictwem Interactio odbyło się 4 maja 2020 r. podczas konferencji darczyńców w związku z globalną reakcją na pandemię koronawirusa – wydarzenia wysokiego szczebla tłumaczonego na sześć języków, prowadzonego i zorganizowanego przez przewodniczącą Ursulę von der Leyen. Podczas konferencji zebrano ponad 15,9 mld euro w formie zobowiązań na rzecz powszechnego dostępu do testów na obecność koronawirusa, leczenia COVID-19 i szczepionek przeciwko COVID-19 oraz globalnej odbudowy gospodarczej. Od tamtej pory zaczęto stopniowo wprowadzać Interactio do Komisji Europejskiej, wyposażając w tę platformę coraz więcej sal konferencyjnych. Już w maju, kiedy DG ds. Tłumaczeń Ustnych zaczęła korzystać z tych narzędzi, przyjęto tymczasowe ustalenia w sprawie organizacji pracy w czasie kryzysu dotyczące tłumaczeń symultanicznych i konsekutywnych za pośrednictwem platform lub narzędzi do wideokonferencji. Uznano, że takie ustalenia są konieczne, by złagodzić problemy związane z ograniczeniami technicznymi i nowatorskim charakterem tych narzędzi.
Zgodnie z tymczasowymi ustaleniami na czas kryzysu DG ds. Tłumaczeń Ustnych zwiększyła liczbę tłumaczy ustnych realizujących tłumaczenie oraz liczbę przerw, ograniczyła czas pracy w kabinie oraz zapewniła zastępstwa dla tłumaczy, którzy osiągnęli limit czasu pracy. Te tymczasowe ustalenia na czas kryzysu zostały przyjęte w porozumieniu z przedstawicielami personelu DG ds. Tłumaczeń Ustnych i zaktualizowane w grudniu 2020 r., aby uwzględnić doświadczenia zebrane do tego czasu.
Od momentu wprowadzenia platform do tłumaczeń symultanicznych i innych korporacyjnych narzędzi do wideokonferencji DG ds. Tłumaczeń Ustnych opracowywała najlepsze praktyki, którymi za pośrednictwem wielu kanałów dzieliła się z przewodniczącymi i uczestnikami posiedzeń oraz z osobami zarządzającymi spotkaniami. Wydała wytyczne we wszystkich językach UE zawierające porady dotyczące połączenia internetowego, wyposażenia informatycznego uczestników i etykiety podczas spotkań, a następnie rozpowszechniła je wśród wszystkich użytkowników swoich usług. Przygotowała też krótki klip wideo ze wskazówkami, jak dobrze przygotować się do udziału w wideokonferencji z tłumaczeniem ustnym, który był chętnie udostępniany w mediach społecznościowych.