La fel ca în aproape toate sectoarele, pandemia de COVID-19 care a izbucnit în martie 2020 a avut și continuă să aibă un impact semnificativ asupra modului de funcționare a DG Interpretare (SCIC).
Înainte de pandemie, majoritatea reuniunilor erau exclusiv în persoană, cu participarea ocazională, prin videoconferință, a unui număr foarte limitat de vorbitori. SCIC a oferit, de asemenea, servicii de interpretare la distanță prin intermediul sistemelor de videoconferință pentru mesele de lucru la reuniunile la nivel înalt ale Consiliului European.
Din martie 2020, din cauza restricțiilor de călătorie și a măsurilor sanitare, participarea la distanță a devenit singura soluție posibilă pentru multe reuniuni. Prin urmare, SCIC a trebuit să ia măsuri pentru a răspunde acestei crize, adoptând instrumentele necesare pentru a le furniza servicii de interpretare participanților aflați la distanță. Acestea au fost măsuri esențiale pentru a asigura continuitatea activității SCIC în misiunea sa de a facilita procesul decizional multilingv în cadrul Comisiei Europene și al celorlalte instituții ale UE, într-un moment în care cetățenii UE aveau cea mai mare nevoie de serviciile sale. În 2019, SCIC a efectuat o analiză a mai multor platforme de interpretare simultană (SIDP) disponibile pe piață, pentru a evalua avantajele și dezavantajele acestora și pentru a încerca să definească posibile cazuri de utilizare a platformelor respective într-un model de prestare de servicii care, la momentul respectiv, era radical diferit.
În perioada aprilie-mai 2020, pe baza rezultatelor acestei analize, SCIC a ales Interactio ca fiind cel mai potrivit SIDP pentru nevoile sale și l-a integrat în infrastructura audiovizuală a sălilor sale de reuniune, echipate cu cabine de interpretare standard, conforme cu normele ISO. Această soluție le permite interpreților SCIC să lucreze ca de obicei, utilizând sistemele de conferințe de ultimă generație cu care sunt echipate instituțiile UE.
La 4 mai 2020, Interactio a fost utilizat în cadrul Conferinței mondiale a donatorilor pentru combaterea pandemiei de COVID-19, un eveniment la nivel înalt în care s-a vorbit în șase limbi, prezidat și organizat de președinta Ursula von der Leyen, care a strâns peste 15,9 miliarde EUR sub formă de angajamente asumate pentru accesul universal la teste, tratamente și vaccinuri împotriva COVID-19 și pentru redresarea globală. De atunci, Interactio a fost introdus progresiv la nivelul Comisiei Europene, un număr din ce în ce mai mare de săli de reuniune fiind echipate cu această platformă. De îndată ce a început să utilizeze aceste instrumente în luna mai, SCIC a adoptat modalități temporare de lucru în situații de criză pentru interpretarea simultană sau consecutivă furnizată prin intermediul SIDP sau al instrumentelor de videoconferință, care au fost considerate necesare pentru a atenua impactul limitărilor tehnice și noutatea instrumentelor.
În conformitate cu dispozițiile interimare de criză , SCIC a mărit numărul de interpreți care împart volumul de muncă și numărul de pauze, a limitat timpul de lucru în cabină și a prevăzut echipe speciale care să preia locul interpreților care ating limitele respective. Aceste măsuri interimare de criză au fost adoptate de comun acord cu reprezentanții personalului SCIC și actualizate în decembrie 2020, pentru a ține seama de experiența acumulată între timp.
Încă de la introducerea SIDP și a altor instrumente corporative de videoconferință, SCIC a identificat cele mai bune practici, pe care le-a împărtășit coordonatorilor, participanților și managerilor de reuniuni, în diverse moduri. SCIC a publicat orientări în toate limbile UE, care conțin sfaturi cu privire la conexiunile la internet, echipamentele informatice ale participanților și regulile de conduită în timpul reuniunilor și le-a partajat pe scară largă cu toți utilizatorii serviciilor sale. A pregătit un scurt videoclip cu sfaturi pentru o participare eficientă la videoconferințe cu interpretare, acesta fiind difuzat pe scară largă prin intermediul platformelor de comunicare socială.