Como verificado em quase todos os setores, a pandemia de COVID-19 que foi declarada pela primeira vez em março de 2020 teve, e continua a ter, um impacto significativo no funcionamento da DG Interpretação (SCIC).
Antes da pandemia, a maioria das reuniões era exclusivamente presencial, com a participação ocasional, por videoconferência, de um número muito limitado de oradores. O SCIC também oferecia serviços de interpretação à distância através de sistemas de videoconferência para as refeições de trabalho das cimeiras do Conselho Europeu.
Desde março de 2020, devido às restrições de viagem e às medidas sanitárias, a participação à distância tornou-se a única solução possível para muitas reuniões. Por conseguinte, o SCIC teve de tomar medidas para dar resposta a esta crise, adotando as ferramentas necessárias para poder transmitir a interpretação aos participantes à distância. Foram adotadas medidas essenciais de continuidade das atividades, para que o SCIC pudesse cumprir a sua missão e possibilitasse uma tomada de decisões multilingue na Comissão Europeia e nas outras instituições da UE a quem presta serviços, num momento em que os cidadãos da UE mais deles necessitavam. Em 2019, o SCIC analisou as várias plataformas de prestação de interpretação simultânea (SIDP) comercialmente disponíveis, a fim de avaliar as suas vantagens e desvantagens e de tentar definir as possíveis utilizações num modelo de prestação de serviços que, na altura, era radicalmente diferente.
Em abril/maio de 2020, com base nos resultados da referida análise, o SCIC escolheu a plataforma Interactio que considerou ser a mais adaptada às suas necessidades e que integrou na infraestrutura audiovisual das suas salas de reunião, equipadas com cabinas de interpretação normalizadas e conformes com as normas ISO. Esta solução permite aos intérpretes do SCIC trabalhar a partir das suas instalações habituais, utilizando os sistemas de conferência mais modernos de que dispõem as instituições da UE.
Em 4 maio de 2020, a plataforma Interactio estreou-se com êxito na Conferência de Doadores «Resposta global à COVID-19», um evento de alto nível realizado em seis línguas, presidido e organizado pela Presidente Ursula von der Leyen, que mobilizou mais de 15,9 mil milhões de euros em compromissos de donativos a favor do acesso universal aos testes, aos tratamentos e às vacinas contra o coronavírus e da recuperação mundial. Desde então, a plataforma Interactio tem sido progressivamente implementada na Comissão Europeia, existindo um número cada vez maior de salas de reunião equipadas com SIDP. Assim que começou a utilizar estas ferramentas em maio, o SCIC adotou modalidades temporárias de trabalho em situação de crise para os serviços de interpretação simultânea e consecutiva fornecidos através de SIDP ou ferramentas de videoconferência, que considerou necessárias para atenuar o impacto das limitações técnicas e o fator de novidade das ferramentas.
De acordo com as modalidades de trabalho temporárias, o SCIC aumentou o número de intérpretes por cabina e o número de pausas, limitou o tempo de trabalho na cabina e criou equipas de apoio para substituir os intérpretes ao atingirem esse limite. Estas medidas provisórias de crise foram adotadas com o acordo dos representantes do pessoal do SCIC e atualizadas em dezembro de 2020, a fim de ter em conta a experiência entretanto adquirida.
Desde a introdução das SIDP e outras ferramentas profissionais de videoconferência, o SCIC identificou as melhores práticas e partilhou-as de variadas formas com os presidentes, os participantes e os organizadores das reuniões. O SCIC definiu orientações em todas as línguas da UE contendo o aconselhamento necessário em matéria de ligações à Internet, equipamento informático dos participantes e etiqueta de reuniões, e divulgou-as extensivamente junto de todos os utilizadores dos respetivos serviços. Preparou um curto videoclipe com sugestões para uma participação bem sucedida nas videoconferências com serviços de interpretação, que foi amplamente partilhado através das redes sociais.
Definiu orientações específicas para os intérpretes e os chefes das equipas de interpretação. Para proteger os intérpretes, emitiu igualmente uma declaração de exoneração de responsabilidade em caso de interrupção dos serviços de interpretação de conferência devido a problemas técnicos. Além disso, autorizou os intérpretes individuais e os chefes das equipas de interpretação a interromperem os serviços de interpretação sempre que as condições mínimas técnicas e outras não estivessem preenchidas.
O SCIC desenvolveu um esforço contínuo de sensibilização das diferentes partes interessadas internas e externas sobre as especificidades das SIDP, incluindo as Representações Permanentes dos Estados-Membros junto da UE, e prestou formação prévia aos organizadores de reuniões.
O SCIC também organiza sessões de formação regulares destinadas aos funcionários da Comissão sobre a utilização das SIDP e das ferramentas de videoconferência. O SCIC realizou um vasto inquérito junto dos intérpretes de conferência sobre a sua experiência de utilização das SIDP e das ferramentas de videoconferência e integrou os resultados na sua prática. Antes de começar a utilizar os novos modelos de prestação de serviços, o SCIC testou esses modelos com a ajuda dos intérpretes e teve em conta a sua opinião. Além disso, o SCIC realiza ou participa na realização dos testes de conexão e de som antes das reuniões que utilizam SIDP ou ferramentas de videoconferência, prestando um aconselhamento preventivo e ajustado às necessidades dos participantes, presidentes e pessoal técnico de cada reunião, a fim de melhorar as condições técnicas e práticas para todas as partes interessadas.
O SCIC criou uma task force, com a participação dos seus próprios representantes do pessoal e da Associação Internacional de Intérpretes de Conferência (AIIC), com o estatuto de observadores, que está a preparar uma Carta sobre a utilização das SIDP. A lógica subjacente a todas estas iniciativas é proporcionar as melhores condições possíveis de som e imagem a todos os participantes e intérpretes que trabalham nas reuniões. Para isso, foi salientada, junto de mais de 50 000 participantes nas reuniões organizadas com a plataforma Interactio, pela Comissão Europeia, entre março de 2020 e dezembro de 2020, a importância crucial de disporem de equipamentos adequados para as videoconferências com serviços de interpretação.
Uma vez que, na grande maioria dos casos, os intérpretes do SCIC trabalham a partir de instalações das instituições da UE e, por conseguinte, têm de estar fisicamente presentes no local de trabalho, foi adotado um conjunto de medidas relacionadas com a distância física, a higiene e a limitação da exposição, especialmente para as missões de interpretação de conferências, a fim de garantir a segurança dos intérpretes. As referidas medidas refletem as orientações em matéria de proteção da saúde nas empresas e de continuidade das atividades. Desta forma, o SCIC tem podido assegurar os serviços essenciais de interpretação de conferências com o maior nível possível de multilinguismo durante a pandemia, adaptando a sua abordagem à evolução das necessidades até que a situação sanitária permita o regresso a condições de maior normalidade do trabalho.