Kif kien il-każ bi kważi s-setturi kollha, il-pandemija tal-COVID-19 li faqqgħet għall-ewwel darba f’Marzu tal-2020 kellha, u għad għandha, impatt notevoli fil-mod kif jaħdem id-DĠ Interpretazzjoni (SCIC).
Qabel il-pandemija, il-biċċa l-kbira tal-laqgħat kienu esklużivament fiżiċi, b’parteċipazzjoni okkażjonali permezz ta’ vidjokonferenza ta’ għadd limitat ħafna ta’ kelliema. L-SCIC offra wkoll interpretazzjoni remota permezz ta’ sistemi ta’ vidjokonferenzjar għall-pranzi ta’ ħidma tas-summits tal-Kunsill Ewropew.
Minn Marzu 2020, minħabba restrizzjonijiet fuq l-ivvjaġġar u miżuri sanitarji, il-parteċipazzjoni remota saret l-unika soluzzjoni possibbli għal ħafna laqgħat. Għalhekk, l-SCIC kellu jieħu passi biex jirrispondi għal din il-kriżi billi jadotta l-għodod meħtieġa biex jittrażmetti l-interpretazzjoni lill-parteċipanti remoti. Dawn kienu miżuri essenzjali għall-kontinwità tan-negozju għall-SCIC biex iwettaq il-missjoni tiegħu li jippermetti t-teħid ta’ deċiżjonijiet multilingwi fil-Kummissjoni Ewropea u fl-istituzzjonijiet l-oħra tal-UE li huwa jipprovdi s-servizzi tiegħu lilhom, fi żmien meta ċ-ċittadini tal-UE kellhom l-aktar bżonnha. Fl-2019, l-SCIC wettaq analiżi tad-diversi Pjattaformi ta’ Konsenja ta’ Interpretazzjoni Simultanja (SIDPs) kummerċjalment disponibbli, sabiex ikejjel il-vantaġġi u l-iżvantaġġi tagħhom u biex jipprova jiddefinixxi każijiet ta’ użu possibbli għal dawn il-pjattaformi f’mudell ta’ implimentazzjoni li, dak iż-żmien, kien radikalment differenti.
F’April/Mejju 2020, abbażi tar-riżultati ta’ din l-analiżi, l-SCIC għażel l-Interactio bħala l-SIDP l-aktar adattat għall-ħtiġijiet tiegħu u integraha fl-infrastruttura awdjoviżiva tal-kmamar tal-laqgħat tiegħu, mgħammra b’kabini tal-interpretazzjoni standard u konformi mal-ISO. Din is-soluzzjoni tippermetti lill-interpreti tal-SCIC jaħdmu mill-faċilitajiet li huma familjari magħhom, bl-użu tas-sistemi ta’ konferenzi tal-ogħla livell li l-istituzzjonijiet tal-UE huma mgħammra bihom.
L-4 ta’ Mejju 2020 ra l-proċess ta’ suċċess tal-interpretazzjoni mogħtija permezz tal-Interactio fil- Konferenza b’Appell għal Wegħdiet ta’ Donazzjonijiet b'Rispons Globali għall-Coronavirus, avveniment ta’ livell għoli b’sitt lingwi ppresedut u organizzat mill-President Ursula von der Leyen, li ġabar aktar minn €15.9 biljuni f’wegħdiet ta' donazzjonijiet li saru għall-aċċess universali għat-testijiet, it-trattamenti u l-vaċċini kontra l-coronavirus u għall-irkupru globali. Minn dak iż-żmien ’l hawn, kien hemm implimentazzjoni kostanti tal-Interactio fil-Kummissjoni Ewropea, b’għadd dejjem akbar ta’ kmamar tal-laqgħat mgħammra bis-SIDP. Hekk kif l-SCIC beda juża dawk l-għodod f’Mejju, huwa adotta arranġamenti temporanji ta’ ħidma f’każ ta’ kriżi għal interpretazzjoni simultanja jew konsekuttiva mogħtija permezz tal-SIDPs jew għodod ta’ vidjokonferenzi, li tqiesu meħtieġa biex jittaffa l-impatt tal-limitazzjonijiet tekniċi u n-novità tal-għodod.
F’konformità mal-arranġamenti interim ta’ kriżi, l-SCIC żied l-għadd ta’ interpreti li jaqsmu l-ammont ta’ xogħol u l-għadd ta’ waqfiet, poġġa limitu fuq il-ħin tax-xogħol fil-kabina, u pprovda biex timijiet ta’ għajnuna jserrħu interpreti li jilħqu dak il-limitu ta’ żmien. Dawn l-arranġamenti interim għall-kriżijiet ġew adottati bi qbil mar-rappreżentanti tal-istaff tal-SCIC u aġġornati f’Diċembru 2020, biex titqies l-esperjenza miksuba sa dak iż-żmien.
Sa mit-tnedija tal-SIDPs u għodod oħra ta’ vidjokonferenzjar korporattivi, l-SCIC identifika l-aħjar prattiki, li huwa kkondivida mal-presidenti tal-laqgħat, il-parteċipanti tal-laqgħat u l-managers tal-laqgħat b’ħafna modi differenti. L-SCIC ħareġ linji gwida fil-lingwi kollha tal-UE li fihom pariri dwar il-konnessjonijiet tal-internet, it-tagħmir tal-IT tal-parteċipanti u l-etikett tal-laqgħat u qassmithom b’mod estensiv mal-utenti kollha tas-servizzi tagħha. Huwa ħejja videoclip qasir b’suġġerimenti għal parteċipazzjoni b’suċċess f’vidjokonferenza bl-interpretazzjoni, kondiviż b’mod wiesa’ permezz tal-media soċjali.
Huwa ħareġ linji gwida speċifiċi għall-interpreti u l-Kapijiet tat-Timijiet ta’ Interpretazzjoni. Biex jipproteġi lill-interpreti, ħareġ ukoll dikjarazzjoni ta’ ċaħda ta’ responsabbiltà dwar l-interruzzjoni tas-servizz minħabba problemi tekniċi. Barra minn hekk, awtorizza lill-interpreti individwali u lill-Kapijiet tat-Timijiet ta’ Interpretazzjoni biex jieqfu jinterpretaw meta l-kundizzjonijiet tekniċi minimi u oħrajn ma jiġux issodisfati.
L-SCIC nieda sforz bla waqfien ta’ sensibilizzazzjoni dwar il-partikolaritajiet tal-SIDPs fost il-partijiet ikkonċernati interni u esterni differenti, inklużi r-Rappreżentanzi Permanenti tal-Istati Membri għall-UE u jagħti taħriġ lill-managers tal-laqgħat qabel il-laqgħat.
L-SCIC imexxi wkoll sessjonijiet regolari ta’ taħriġ għall-uffiċjali tal-Kummissjoni dwar l-użu tal-SIDPs u tal-għodod ta’ vidjokonferenzjar. L-SCIC wettaq stħarriġ estensiv tal-interpreti dwar l-esperjenza tagħhom bl-SIDPs u l-għodod tal-vidjokonferenzjar u aġixxa abbażi tar-riżultati. Qabel ma beda jużahom, l-SCIC ittestja l-mudelli ġodda ta’ twassil bl-għajnuna tal-interpreti, filwaqt li qies il-feedback tagħhom. Barra minn hekk, l-SCIC imexxi jew tipparteċipa f’testijiet ta’ konnessjoni u ta’ ħoss qabel il-laqgħat bl-SIDPs jew bl-għodod tal-vidjokonferenzjar, bil-għan li jagħti parir preventiv personalizzat lill-parteċipanti tal-laqgħat, lill-presidenti u lill-istaff tekniku sabiex jittejbu l-kundizzjonijiet tekniċi u prattiċi għall-partijiet ikkonċernati kollha.
L-SCIC waqqaf task force bil-parteċipazzjoni tar-rappreżentanti tal-istaff tal-SCIC u l-Assoċjazzjoni Internazzjonali tal-Interpreti tal-Konferenzi (AIIC) bi status ta’ osservatur, li qed tħejji Karta dwar l-użu tal-SIDPs. Ir-raġunament wara dawn l-inizjattivi kollha huwa li jippermettu l-aħjar kundizzjonijiet possibbli ta’ ħoss u immaġni għall-parteċipanti u l-interpreti kollha li jaħdmu fil-laqgħa, filwaqt li jenfasizzaw lil aktar minn 50,000 parteċipant tal-laqgħat bl-Interactio organizzati mill-Kummissjoni Ewropea bejn Marzu 2020 u Diċembru 2020 l-importanza kruċjali li jiġu mgħammra b’mod xieraq għall-vidjokonferenzi bl-interpretazzjoni.
Peress li fil-maġġoranza l-kbira tal-każijiet l-interpreti tal-SCIC jaħdmu mill-bini tal-Istituzzjonijiet tal-UE u, għalhekk, jeħtieġ li jkunu fiżikament preżenti fuq il-post tax-xogħol, ġie adottat sett ta’ miżuri li jiffukaw fuq id-distanza fiżika, l-iġjene u l-esponiment limitat speċjalment għall-kompiti tal-interpretazzjoni, biex tiġi żgurata s-sikurezza tal-interpreti. Dawn jittraduċu linji gwida korporattivi dwar il-protezzjoni tas-saħħa u l-kontinwità tan-negozju. Għalhekk, l-SCIC kien f’pożizzjoni li jkompli jipprovdi interpretazzjoni essenzjali bl-ogħla livell possibbli ta’ multilingwiżmu matul il-pandemija, filwaqt li aġġusta l-approċċ tiegħu għall-ħtiġijiet li qed jinbidlu sakemm is-sitwazzjoni tas-saħħa tippermetti ritorn għal kundizzjonijiet tax-xogħol aktar normali.