Sinds de eerste uitbraak in maart 2020 had en heeft de COVID-19-pandemie grote gevolgen voor nagenoeg alle sectoren, zo ook de werkzaamheden van DG Tolken.
Vóór de pandemie vonden de meeste vergaderingen fysiek plaats, waarbij af en toe iemand via een videoverbinding deelnam. DG Tolken heeft verder televertoking via videoconferentiesystemen verzorgd tijdens de werkmaaltijden van topbijeenkomsten van de Europese Raad.
Sinds maart 2020 is televergaderen gezien de reisbeperkingen en hygiënemaatregelen vaak de enige optie. DG Tolken heeft in reactie op de crisis dan ook maatregelen genomen en de nodige instrumenten ingevoerd om tolkdiensten aan te bieden voor de deelnemers op afstand. Deze maatregelen waren essentieel om de taak van DG Tolken te blijven vervullen, d.w.z. meertalige besluitvorming bij de Europese Commissie en bij de andere EU-instellingen en -diensten mogelijk maken, en wel op een cruciaal moment voor de EU-burgers. In 2019 heeft DG Tolken de voor- en nadelen en mogelijke toepassingen van verschillende in de handel verkrijgbare platforms voor simultaanvertolking onderzocht. Ten tijde van die analyse was de werkwijze bij de tolkdiensten nog radicaal anders.
In april/mei 2020 heeft DG Tolken, rekening houdend met de uitkomst van het onderzoek, Interactio gekozen als meest geschikte platform voor simultaanvertolking en geïntegreerd in de audiovisuele infrastructuur van de vergaderzalen, die zijn uitgerust met standaard, ISO-conforme tolkencabines. De tolken van het DG kunnen hiermee de nieuwste conferentiesystemen van de EU-instellingen gebruiken via hun vertrouwde apparatuur.
Tijdens de donorconferentie over een mondiale aanpak van het coronavirus van 4 mei 2020, een zestalig evenement op hoog niveau waarvan Ursula von der Leyen de organisator en voorzitter was, werd Interactio voor het eerst ingezet, en met succes. Op de conferentie werd 15,9 miljard euro toegezegd voor universele toegang tot tests, behandelingen en vaccins tegen het virus en voor het wereldwijde herstel. Sindsdien is Interactio gestaag uitgerold bij de Europese Commissie en zijn steeds meer vergaderzalen met het systeem uitgerust. Toen DG Tolken de instrumenten in mei 2020 in gebruik nam, heeft het tijdelijke crisiswerkregelingen vastgesteld voor simultaan- of consecutiefvertolking via platforms voor simultaanvertolking of videoconferentie-instrumenten. De regelingen waren nodig in verband met de technische beperkingen en de nieuwheid van de instrumenten.
In het kader van deze tijdelijke crisisregelingen heeft DG Tolken de werklast over meer tolken verdeeld en het aantal pauzes verhoogd, de werktijd in de cabine beperkt en gezorgd voor aflossing van tolken die de tijdslimiet hebben bereikt. Deze tijdelijke crisisregelingen zijn vastgesteld na overleg met de personeelsvertegenwoordigers van DG Tolken en in december 2020 bijgewerkt, rekening houdend met opgedane ervaringen.
Na de uitrol van het platform en andere videoconferentie-instrumenten heeft DG Tolken beste praktijken vastgesteld en op vele manieren gedeeld met voorzitters, deelnemers en organisatoren van vergaderingen. DG Tolken heeft in alle EU-talen richtsnoeren opgesteld met advies over de internetverbindingen, de IT-apparatuur van de deelnemers en de “vergaderetiquette”, en heeft ze uitgebreid onder de aandacht gebracht bij alle gebruikers van zijn diensten. In een korte videoclip geeft het DG tips voor een geslaagde deelname aan een videoconferentie met vertolking. De clip wordt breed gedeeld op de sociale media.